Memelihara Catatan Keuangan

MEMELIHARA CATATAN KEUANGAN

DAFTAR TAMU TIBA

Daftar tamu yang datang menginap untuk tanggal dan hari yang sama. Daftar ini merupakan arsip tamu hotel dan daftar ini berguna untuk pengiriman data tamu ke Polda (Kantor Polisi) sebagai daftar A. Data yang dicatat pada formulir ini adalah :

• Tanggal check-in
• Nomor urut
• Nomor kamar
• Nama tamu
• Alamat
• Kebangsaan
• Nama kantor
• Nomor paspor

Daftar ini diarsipkan sesuai dengan tanggal check-in.

REKENING TAMU

Guest bill (rekening tamu) dibuat oleh receptionist setelah tamu mendaftar di Kantor Depan. Rekening itu kemudian baru diserahkan kepada Kasir Kantor Depan. Pada rekening tamu ditulis, antara lain : nomor kamar, harga kamar, nama tamu, c/I, w/I, waktu c/I, tanggal datang,tanggal berangkat, jenis dan jumlah tamu, nama kantor jenis harga, dan diskon, serta cara pembayaran dan kode pengetik rekening.

Rekening tamu dapat dibedakan menurut pembayaran :

1. Rekening tamu perseorangan dibuat dengan beban pembayaran segala fasilitas : kamar, makan, minum, telepon dan yang lainnya ditanggung oleh tamu yang bersangkutan.
2. Rekening inti (master bill) yaitu satu rekening dibuatkan (biasanya) untuk tamu rombongan yang menginap di hotel, sesuai dengan surat jaminan (voucher). Semua pengambilan fasilitas hotel oleh anggota rombongan dimasukkan ke dalam rekening tambahan.
3. Rekening terpisah (separates bill) dibuat secara terpisah, misalnya:
   a. Dua tamu dalam satu kamar meminta agar rekening dipisahkan karena tamu membayar masing - masing.
   b. Rekening sewa kamar dipisahkan dengan rekening ekstra lainnya seperti makan, binatu dan telepon.
4. Rekening tambahan (extra bill) dibuat karena tamu mengambil atau menggunakan fasilitas lain yang telah ditentukan dalam surat jaminan (voucher). Rekening tambahan ini harus dibayar oleh tamu yang bersangkutan

PERSONAL BILL

Rekening tamu perorangan dibuat berdasarkan beban pembayaran, semua ditanggung oleh tamu yang bersangkutan. Pembuatan guest bill dan slip ini dapat berlaku untuk satu atau beberapa kamar.

MASTER BILL

Rekening ini dibuat satu rekening untuk tamu rombongan. Data diambil dari kartu registrasi yang sudah diisi oleh tour leader "pimpinan rombongan". Pengetikan rekening harus lengkap dan tidak ada yang salah. Harga kamar dan semua layanan harus sesuai dengan voucer. Pengetikan dimulai dengan susunan : nomor kamar tour leader, jumlah tarif sewa kamar termasuk 10 % servis dan 5% pajak, nama rombongan, kebangsaan, waktu check-in, tanggal check-in,dan check-out. Jumlah tamu (berapa laki - laki dan perempuan), rincian harga kamar, pembayaran ditik dengan kode PA atau c/a. layanan yang ditanggung (kamar, makan dan layanan lain), nama biro perjalanan yang menanggung pembayaran, dan teraterakhir nama atau kode pengetik rekening.

SEPARATES BILL

Ada dua tamu yang menginap dalam satu kamar, tetapi rekeningnya ditanggung masing - masing. Untuk melayaninya, pada saat mendaftar tamu yang check-in, maka harga kamarnya dibagi menjadi dua rekening dengan cara sebagai berikut :

1. Data diambil dari registrasi masing - masing.
2. Harga kamar dibagi dua
3. Dibuatkan rekening dengan harga yang telah dibagi dua dengan nama tamu masing - masing.
4. Rekening tamu dikirimkan kepada Kasir Kantor Depan dan ditempatkan dalam satu file bill
5. Kasir Kantor Depan akan memasukkan data keuangan masing - masing
6. Kedua slip tamu dipasang pada satu rak kamar
7. Kedua slip dipasang pada rak informasi sesuai dengan nama tamu masing - masing.

EKSTRA BILL

Guest bill dibuat karena tamu yang bersangkutan mempunyai transaksi yang harus dibayar secara pribadi, biasanya tamu ini adalah peserta rombongan.
Sewa kamarnya atau fasilitas lainnya ditanggung oleh Tour Leader (Ketua Rombongan)

CHANGE ROOM

Keinginan tamu biasanya berbeda - beda. Tamu berkeinginan bahwa kamar yang ditempatinya lebih luas dan mahal. Ada juga tamu yang menginginkan kamar yang dihuninya lebih kecil dan murah . Perpindahan tamu terjadi karena ada kerusakan peralatan kamar, seperti :AC, pipa air, dan kerusakan peralatan yang tidak dapat diperbaiki secara cepat. Selain itu terjadi penambahan tamu pada kamar dari single room pindah ke twin room atau dari triple room pindah ke twin atau single room.

Prosedur menangani rekening tamu dan slip tamu dilaksanakan yaitu : (SOP)

· Data - data pada kartu registrasi dimasukkan atau dicatat pada guest list/daftar tamu
· Setelah data dicatat pada guest list kartu registrasi bersama guest bill dikirim ke Kasir Kantor Depan (Front Office Cashier)
· Slip tamu (guest slip) asli dipasang rak kamar (room rack)
· Lembar kedua dipasang pada rak informasi (information rack)
· Lembar ketiga dikirim ke housekeeping office untuk informasi
· Lembar keempat dikirim ke operator telepon untuk informasi
Cara pengetikan guest bill dan guest slip berurutan sebagai berikut :
· Deretan pertama :
- Nomor kamar
- Harga kamar
- Nama tamu
- Kebangsaan tamu
· Deretan kedua
- Kode check-in atau WIG dan jam check-in
- Tanggal check-in
- Tanggal check-out
- Jumlah tamu
· Deretan ketiga
- Cara pembayaran
- Nama perusahaan
- Discount (kalau ada)
· Deretan paling bawah
- Nama/kode pengetik/petugas