Melaksanakan Audit Malam

MELAKSANAKAN AUDIT MALAM

FUNGSI AUDIT MALAM

Hotel selalu beroperasi biarpun hari besar atau hari libur, karena hotel harus beroperasi tetap selama 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Dan selama itu pula bagian akunting mencatat data transaksi tamu seakurat dan selengkap mungkin. Tetapi orang selalu bisa salah. Maka diadakanlah bagian audit. Memperbaiki kesalahan merupakan fungsi dari audit, khususnya yang bekerja pada malam hari sebelum hotel tutup buku pada tanggal itu.

Fungsi Night Audit (Audit Malam) adalah :

• Mencek benar tidaknya posting - posting yang masuk, baik yang menyangkut account tamu maupun yang bukan tamu
• Membalancing (membuat debet & kredit nol) semua kantor depan
• Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar
• Memonitor batas kreadit tamu. Bila over segera menginformasikan kepada Credit Department
• Membuat laporan untuk memanajemen dan departemen lain

Peranan Night Audit adalah memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu. Karena itu, mereka secara rinci mencek setiap transaksi untuk mencari kesalahannya. Audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber - sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan. Night Audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit. Audit malam bekerja di kantor bagian belakang (back office) pada kantor depan.
Menyatakan tutup buku pada hari itu (Establishing an End of Day) adalah tugas akhir dari audit malam setelah semua pemeriksaan posting, transaksi dan kesalahan - kesalahan akunting lainnya diperbaiki dan telah mencapai balance (sero). Petugas ini bekerja dari jam sebelas malam hingga tujuh pagi. Yang dimaksud tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya. Selama proses end of day, tidak boleh ada transaksi yang posting. Bila ada juga, accountnya akan masuk pada hari/tanggal berikutnya.
Dokumen transaksi dapat digunakan sebagai alat untuk mencek silang posting. Hal ini dikenal dengan istilah Cross Referencing. Hotel akan memasukkan transaksi tamu berdasarkan dokumen yang ada, misalnya apakah pembayaran itu melalui cash, charge atau paid out.
Rumusan Audit Posting adalah sebagai berikut : Jumlah tagihan sebelumnya ditambah dengan debet dikurangi kredit sama dengan jumlah tagihan baru. Atau dengan kata lain : PB + DR - CR = NOB.
Operasional Audit Malam dapat dilakukan secara manual, mekanikal,atau elektronik. Di dalam sistem manual (non-automated), diperlukan empat formulir untuk menyelesaikan pekerjaan audit. Keempat form tersebut adalah : Traskrip suplemen dan harian (Daily and supplemental transcript), Folio dari tamu maupun yang bukan tamu(Guest and non-guest folios), Lembaran Uang Tunai Kantor Depan (Front Office Cahs Sheet), Lembaran Rekapitulasi audit (Audit recapitulation sheet). Audit dengan sistem semi otomatis menggunakan mesin elektronik mekanik, laporannya menggunakan D Card. Sedangkan audit dalam sistem komputer sepenuhnya, semua data masuk yang salah langsung dibetulkan di sistem. Hasilnya tinggal di print/cetak sesuai kebutuhan.

PEKERJAAN AUDIT MALAM

Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah :

• Melengkapi semua posting masuk
• Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan
• Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu
• Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar
• Memposting harga kamar ditambah pajak
• Mempersiapkan laporan harian
• Mencatat pembayaran uang muka
• Membuat back-up laporan
• Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan

JENIS LAPORAN AUDIT MALAM

Laporan - laporan yang dibuat oleh Night Audit ditujukan kepada :

1. General Manager
   ¨ Daily Report
   ¨ Forecast Report
   ¨ Expected arrival/VIP Arrival
   ¨ VIP in House List
   ¨ House Use / Complimentary List
2. Controller
   ¨ Daily Report
   ¨ Expected arrival
   ¨ VIP in House List
   ¨ House Use /Complimentary
   ¨ Room Revenue Report
   ¨ Market Segmen Report
   ¨ Room Rate Checking Report
   ¨ Room Charges Posted
   ¨ Variance/Report No Rates
3. Sales and Marketing (Director of Sales)
   ¨ Daily Report
   ¨ Expected arrival/VIP Arrival
   ¨ Source of Booking Report
   ¨ Geograpical Origin of Business
   ¨ Booking Report
   ¨ No Show Report
4. Food & Beverage Manager
   ¨ Daily Report
   ¨ Forecast Report
   ¨ Expected arrival/VIP Arrival
   ¨ VIP in House List
   ¨ Departure List
5. Rooms Division
   ¨ Daily Report
   ¨ Forecast Report
   ¨ Expected arrival/VIP Arrival
   ¨ VIP in House List
   ¨ Departure List
6. Front Office / Reservation Manager
   ¨ Daily Report
   ¨ Room Forecast Report
   ¨ Expected arrival/VIP Arrival
   ¨ House Use / Complimentary Report
   ¨ Vacant Room Report
   ¨ No Show Report
   ¨ Source of Booking Report
   ¨ Geograpical Origin of Business
   ¨ Occupancy Analysis
   ¨ Suite Blocking Chart

JOB DESCRIPTION

Night duty manager
Jabatan : Night Duty Manager
Bertanggung jawab kepada : Room Division Manager
Departemen : FO
Daerah kerja : Hotel Area

Tugas Pokok

1. Koordinasi seluruh kegiatan operasional hotel pada malam hari.
2. Mengawasi jalannya operasional hotel secara keseluruhan pada malam hari.

Tanggung Jawab

1. Menjaga agar pelayanan tamu, seluruh operasional berjalan dengan baik pada malam hari.
2. Menangani masalah tamu sakit dan memerlukan dokter.
3. Menangani masalah kehilangan bagian tamu.
4. Menyelesaikan keluhan tamu yang timbul karena pelayanan dan fasilitas hotel.
5. Mengontrol, menegur, dan mengarahkan karyawan yang tidak disiplin.
6. Melaporkan kerusakan peralatan dan fasilitas hotel kepada repair & maintenance.
7. Memberikan usulan atau saran kepada manajemen agar pelayanan di hotel lebih baik.
8. Koordinasi dalam pengamanan hotel dan tamu dari bahaya kebakaran.
9. Membantu tamu dengan grand master key karena kunci tamu tertinggal di kamar.
10. Membuat laporan kejadian selama dinas di malam hari.
11. Bekerja sama dengan staff travel dan rumah sakit demi pelayanan tamu.

Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah : (SOP)

-Melengkapi semua posting masuk
-Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan
-Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu
-Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar
-Memposting harga kamar ditambah pajak
-Mempersiapkan laporan harian
-Mencatat pembayaran uang muka
-Membuat back-up laporan
-Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan