MEMPROSES TRANSAKSI KEUANGAN
DASAR DASAR AKUNTANSI
Sistem akunting kantor depan yang efektif mengenai tamu ditentukan oleh baiknya cara membuat urutan pekerjaan berdasarkan alur tamu yang menginap di hotel. Sebelum tamu datang, bagian akunting sudah melakukan pekerjaannya, antara lain menyangkut pemesanan kamar yang digaransi atau menggunakan uang muka. Ketika tamu tiba di hotel, dibukalah dokumen pemesanan kamar dari komputer. Dari situ terlihat apakah pada saat membuat reservasi tamu telah membayar uang muka atau belum. Bila belum, saat check- in tersebut merupakan saat pertama tamu mengadakan transaksi dengan hotel.
Secara garis besar Akunting Kantor Depan, adalah sistem yang:
- Menciptakan dan menyimpan semua transaksi tamu yang akurat, baik yang tinggal di hotel ataupun tidak
- Mencatat transaksi pembayaran tamu melalui siklus kegiatan tamu di hotel.
- Melakukan kontrol secara internal terhadap kelebihan uang tunai maupun transaksi yang tunai
- Mencatat segala hal yang terpakai oleh tamu selama menginap dalam bentuk pembelian barang atau layanan
Sistem account yang populer pada operasional hotel adalah sistem T-Account. Di sini ada pemisahan account tamu. Account yang charges (dibayar waktu check-out) terletak di sebelah kiri sedangkan di sebelah kanan Payment (langsung dibayar). Charges meningkatkan account balance, sedangkan payment mengurangi account balance.
Dokumen Kantor Depan biasanya berbentuk Format Jurnal. Di hotel yang masih beroperasi secara manual atau setengah otomatis, sistem jurnalnya tampak seperti di bawah ini.
Form Jurnal
Di dalam terminologi akunting, kolom sebelah kiri disebut deber (singkatan dr), sedangkan sebelah kanan adalah kredit (disingkat cr).
Dilihat dari jenisnya, ada dua macam account dalam akunting kantor depan, yaitu guest account dan non-guest account. Yang dimaksud dengan guest account (account tamu) adalah catatan mengenai transaksi keuangan tamu yang terjadi antara seorang tamu dengan pihak hotel. Account ini dibuat bila pemesanan kamar tamu itu dijamin (guarantee reservation) atau mereka mendaftar di front desk. Keuangan tamu ini selama menginap akan selalu dicatat oleh kasir. Bila pemakaian sudah melebihi batas maksimal, transaksi tamu harus diselesaikan atau dikurangi sehingga tidak terjadi over limit. Bila transaksi tamu sudah terlanjur melebihi batas maksimal, peristiwa ini disebut outstanding balance.
Transaksi dengan orang yang bukan tamu (Non-Guest Account) adalah transaksi yang diperkenankan di hotel dengan pihak yang tidak tinggal di hotel. Biasanya mereka adalah para agen, pengusaha atau grup bisnis. Account ini disebut house account atau city account. Sistem penagihan untuk transaksi jenis ini biasanya bulanan.
Dalam transaksi di Kantor Depan, ada 4 (empat) macam folio yang digunakan :
- Guest Folios (Folio Tamu) adalah folio yang diperuntukkan bagi tamu yang menginap secara perseorangan.
- Master Folios (Folio Master) adalah folio yang digunakan untuk lebih dari satu orang. Biasanya master folio digunakan untuk tamu rombongan
- Non-Guest atau semi-permanent folios adalah folio yang digunakan oleh para pengusaha atau agen bila yang bersangkutan melakukan transaksi di hotel.
- Employee Folios (Folio karyawan) adalah folio yang digunakan untuk para karyawan yang melakukan pembelian di hotel tempatnya bekerja.
Folio dipergunakan untuk mencatat transaksi tamu yang akan menghasilkan keseimbangan akunting (account balance). Folio tamu harus akurat, data terakhir dan sudah diisi begitu tamu melakukan transaksi. Dengan demikian, begitu tamu meminta tagihannya dicetak, saat itu pula tersedia .
Selain itu, dalam dunia akunting kantor depan ada sejumlah istilah yang harus diketahui seperti berikut.
Contoh folio tamu (Guest Folio)
Vaucher adalah detil transaksi yang dibuat oleh Kasir Kantor Depan untuk memposting pemakaian sesuatu yang dibebankan pada voucher tersebut sesuai dengan berita pemakaian yang terdapat di voucher itu. Macam-macam jenis voucher yang dapat digunakan antara lain: Voucer tunai (cash voucher), Charge voucher, Transfer voucer, Allowance voucher, dan paid-out voucher.
Point of Sale adalah penjelasan mengenai waktu dan tempat pembelian barang atau jasa. Point of Sale merupakan pusat pembelian barang atau jasa. Point of Sale merupakan pusat keuntungan bagi hotel. Yang termasuk point of sale di hotel besar adalah restoran, lounge, room service, binatu, perparkiran, bussiness center, florist, drugstore, pastry shop, diskotik/music room dan bagian telepon.
Ledgers adalah pengelompokkan berbagai account. Ledger kantor depan adalah kumpulan folio di kantor depan. Folio ini digunakan oleh bagian kantor depan sebagai bagian dari account receivable ledger. Suatu account receivable menyatakan berapa jumlah uang yang dimiliki oleh hotel . Ada dua macam ledger di dalam hotel yaitu Guest Ledger dan City Ledger. Ledger Tamu adalah kumpulan account tamu yang terdaftar dan menginap di hotel, sedangkan City Ledger merupakan kebalikannya.
Hotel memiliki cara tersendiri dalam memonitor kredit tamu. Bila jumlah kredit sudah terlalu besar dan melampaui batas yang ditetapkan, tamu akan diberi tahu untuk mengurus transaksinya yang over limit (melebihi batas) tersebut.
PENGATURAN ACCOUNT
Posting transaksi sebagai dasar Akunting Kantor Depan adalah sebagai berikut :
Transaksi Sebelumnya + debet-kredit = Jumlah teransaksi bersih
Previous Balance + debet-kredit = Net outstanding balance
PB + DR-CR = NOB
Contohnya sebagai berikut :
Tamu terdaftar sejak 27 Juni. Debet pertama adalah pembelian di restoran sebesar US$ 14.25 yang terjadi pada sore hari. Karena tamu tidak membayar tunai atau memakai kartu kredit, maka transaksi akhir tetap US$ 14.25, sehingga dengan rumus di atas bisa dicatat sebagai berikut :
PB + DR - CR = NOB
0.00+ 14.25-0.00 = 14.25
atau dengan kata lain :
Previous Balance = 0.00
+ Debits = + 14.25
Kredits = 0.00
Net Outstanding Balance = 14.25
Di malam hari, audit malam melakukan posting terhadap tamu tersebut untuk pembayaran harga kamar termasuk pajak dan layanan sebesar US$ 60.00, akibatnya timbul jumlah akhir baru :
PB + DR + CR = NOB
14.25 + 60.00 + 0.00 = 74.25
Kemudian tamu melakukan transaksi lagi sebagai berikut : menelpon ke luar negeri sebesar US$ 6.38; kemudian Front Office Cashier terima allowance kredit sebesar US$ 18.38 dan menerima pembayaran tunai sebagai US$ 62.25 dari tamu saat check-out.Bila semuanya dijumlah, pembayaran tamu akan menjadi 0 (nol) pada saat check-out.
PB + DR - CR = NOB
74.25 + 6.38 - 0.00 = 80.63
80.63 + 0.00 - 18.38 = 62.25
62.25 + 0.00 - 62.25 = 0.00
Pada kondisi Zero balance ini biasanya tamu sudah check-out
TRACKING TRANSAKSI
Transaksi tamu dapat dikategorikan dalam berbagai jenis, antara lain :
- Cash Payment (pembayaran tunai)
Pembayaran tunai dimasukkan dalam posting sebagai kredit, sehingga jumlah pembayaran tamu berkurang - Charge Purchase (pembelanjaan bon)
Pembelanjaan bon menambah beban hutang tamu pada hotel. - Account Correction (koreksi rekening)
Koreksi ini dilakukan karena kesalahan dalam memasukkan posting - Account allowance
Account allowance melibatkan dua jenis transaksi. Yang pertama mengurangi folio balance seperti rabat dari kupon diskon. Sedang yang lainnya adalah memperbaiki kesalahan posting yang terdeteksi sesudah tutup bisnis hari itu. - Account Transfer (pemindahan rekening)
Pemindahan transaksi bisa dilakukan bila pihak lain bersedia dibebani tagihan tersebut. Bisa juga pemindahan ini dilakukan karena keinginan seseorang agar semua bon orang lain dipindahkan ke rekening hotel tersebut. Dengan demikian, beban tagihan tamu yang menginap di kamar lain dapat dimasukkan ke account tamu yang meminta pemindahan rekening itu. Agar lebih jelas diberikan contoh sebagai berikut. Dua orang tamu check-in dengan menggunakan dua kamar. Tamu A menginap di kamar 702, sedangkan tamu B di kamar 703. Kepada receptionist tamu A bilang bahwa semua account tamu B dimasukkan ke dalam account tamu A. Maka tagihan tamu B di kamar 703 akan tetap kosong karena telah ditransfer ke account tamu A di kamar 702. - Cash advance (uang muka)
Pembayaran uang muka menggambarkan aliran tunai (cash flow) hotel, baik atas nama hotel ataupun atas nama tamu itu sendiri. Inilah yang membedakan dengan bentuk pembayaran lainnya. Pembayaran uang muka ini didukung oleh dokumen yang disebut cash advance voucher/cash receipt (tanda terima uang muka). Hotel membayar tunai/ cash transaksi tamu yang nantinya akan dibayar oleh tamu pada waktu check-out. Cara ini disebut paid out. Contohnya adalah pembayaran taksi waktu datang ke hotel dari bandara.
Sementara itu pengontrolan dalam (Internal Control) di kantor depan hotel meliputi :
- Dokumen transaksi (tracking transaction dokuments)
- Sangat memperhatikan rekening yang masuk dan keseimbangannya (Verifying account entries and balances)
- Mengidentifikasi hal-hal yang cendrung menyimpang dalam sistem akunting (Identifying vulnerabilities in the accounting system).
Untuk pengontrolan ini diperlukan auditing, yaitu proses memeriksa benar tidaknya catatan akunting yang dibuat oleh kantor depan dengan tujuan untuk membuat sistem akuntansi menjadi akurat dan lengkap.
Kantor depan hotel bertanggung jawab terhadap semua variasi transaksi pembayaran cash yang tentunya berpengaruh terhadap account, baik untuk tamu maupun yang bukan tamu.
Contoh Front Office Cash Sheet
Hotel yang belum beroperasi secara full computerized atau yang masih manual atau setengah otomatis akan menggunakan Front Office Cash Sheet (Lembaran tunai kantor depan) yang menunjukkan daftar uang tunai yang diterima dan pihak yang memberi uang muka tunai.
Faktor kedua dari prosedur pengontrolan akunting kantor depan melibatkan penggunaan bank kasir kantor depan. A cash bank (Bank tunai) adalah sejumlah uang di kasir kantor depan, dalam bentuk uang pecahan (10000, 5000, 1000,500, 100), yang dapat digunakan sebagai modal selama bekerja dalam satu shift kerja. Jumlah uang modal dan yang didapat harus balance pada saat akhir shift.
Dalam kaitan ini pula ada perlu menyebut Settlement of Account, yakni transaksi tamu yang dijumlah dan harus dibayarkan pada saat check-out. Dengan begitu, pada saat check-out pembayaran tamu adalah nihil (nol). Sedangkan bill non-guest account baru akan diselesaikan dalam waktu 15 sampai 30 hari setelah trasaksi terakhir.
PENYELESAIAN MASALAH CHECK OUT
Tamu yang datang ke hotel pasti akan berinteraksi dengan sejumlah karyawan di bidang kerja berbeda-beda, door man, bell boy, petugas operator, reservasionis, resepsionis, room maid dan pramusaji. Para petugas ini bisa saja berkomunikasi dengan tamu pada saat kedatangan, sedang tinggal ataupun pada saat meninggalkan hotel.
Proses penyelesaian check-out merupakan tahap akhir dari semua kejadian yang dihadapi selama tamu menginap di hotel. Pada saat check-out, merupakan tugas Front Office Cashier untuk memberikan Best Last Impression kepada tamu. Bekerja di bagian kasir memang pekerjaan yang sangat sensitif karena berhubungan dengan uang. Front Office Cashier dituntut memiliki kesabaran, ketelitian, keakuratan dan konsentrasi yang tinggi selama menjalankan tugas. Kasir Kantor Depan (Front Office Cashier) adalah karyawan yang sifatnya unik di kantor depan. Secara operasional pekerjaannya diawasi oleh Departemen Kantor Depan, namun secara struktural di bawah Departemen Akunting.
Selama tamu berhubungan dengan karyawan hotel yang lain, mungkin mendapatkan kesan yang baik. Tetapi tamu akan melupakan semua kebaikan itu bila check-out nya tidak berjalan dengan menyenangkan.
a. Fungsi Check-out dan penyelesaian Bill
Proses check-out dan penyelesaiannya berhubungan dengan tiga tindakan penting, yakni :
¨ Melakukan balance terhadap account tamu
¨ Selalu menyajikan data terbaru tentang status kamar
¨ Membuat catatan mengenai riwayat tamu
Penyelesaian account tamu tergantung pada efektivitas sistem akunting kantor depan dalam mengelola akurasi data dari folio tamu, vertifikasi dan otorisasi metode pembayaran, serta menyelesaikan perbedaan posting tamu agar balance. Secara umum setiap transaksi tamu segera diposting ke account tamu. Tamu dapat menyelesaikan tagihan melalui pembayaran tunai, kartu kredit, lewat voucher dari travel agent atau surat jaminan dari perusahaan (guarantee letter).
b. Prosedur Keberangkatan
Proses check-out akan menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi tamu dan karyawan itu sendiri bila pihak kasir sudah mempersiapkan segala-galanya bagi tamu. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan hingga tamu meninggalkan hotel, yaitu :
¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut
¨ Memposting semua tagihan untuk tamu
¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu
¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu
¨ Membuat folio tamu
¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu
¨ Memproses sistem pembayaran tamu
¨ Menanyakan kunci kamar tamu
¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol
¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant
METODE PEMBAYARAN TAMU
Semua tagihan tamu bisa dijadikan nol (balance) dengan berbagai cara pembayaran. Metoda pembayaran tersebut meliputi : pembayaran tunai, dengan kartu kredit, transfer, voucher, garansi, dan kombinasi.
- Pembayaran tunai sepenuhnya
Pembayaran tunai secara penuh pada saat check-out menyebabkan sistem akunting menjadi balans. Kasir Kantor Depan harus memberikan tanda paid (lunas) pada folio. - Pembayaran dengan kartu kredit
Bila pada saat check-out tamu menyatakan akan menyelesaikan pembayaran dengan kartu kredit, maka kartu kredit tamu diminta lalu dicetak dalam mesin imprinter. Dengan memasukkan nomor kartu dan meminta sejumlah uang untuk pembayaran tersebut, mesin yang sudah on-line dengan perusahaan kartu kredit itu akan memberikan jawaban. Jawaban dari mesin tersebut bisa saja approved, call atau hold. Bila jawaban dari mesin approved berarti permintaan uang itu disetujui. Biasanya akan muncul nomor persetujuan yang dikenal sebagai approval code. Bila jawaban mesin adalah call berarti kasir harus menghubungi pihak perusahaan kartu kredit atau bank yang mengeluarkan kartu kredit tersebut. Bila jawaban hold , kartu tersebut harus ditahan karena kemungkinan besar sudah di-black list (daftar hitam). Bila kasir mengembalikannya pada pihak bank atau perusahaan kartu kredit yang bersangkutan, biasanya akan diberi hadiah berupa uang. - Pembayaran dengan sistem transfer
Seperti halnya pembayaran dengan kartu kredit, dalam sistem pembayaran transfer pun biasa dilakukan pemindahan dari lejer tamu (guest ledger) ke lejer kota (city ledger). Untuk proses transfer ini tamu harus menandatangani posting bill. - Pembayaran dengan sistem Voucher
Voucher dapat diperoleh dari pihak travel agent, perusahaan atau dari hotel itu sendiri. Voucher dapat digunakan untuk check-in. Yang dapat dibayar oleh voucer adalah apapun yang tercantum di dalamnya. Misalnya didalam voucher dikatakan hanya berlaku untuk pembayaran kamar dan makan pagi, maka pembayaran di luar makan pagi dan kamar harus ditanggung sendiri oleh tamu. - Pembayaran denagn menggunakan surat garansi
Surat garansi (guarantee letter) dikeluarkan oleh perusahaan terhadap hotel, bila kedua pihak telah melakukan kontrak perjanjian. Bila perjanjian belum dibuat dengan pihak hotel, surat garansi tidak berlaku. Contoh perusahaan yang dapat memberikan garansi kepada karyawan pada status jabatan tertentu adalah Pertamina. Dan tentu masih banyak contoh yang lain. Bila dalam garansi dikatakan all account artinya semua transaksi tamu akan dibayar oleh perusahaan. Tapi tidak semua garansi menyatakan demikian. Ada pula yang menyebutkan room, meals and laundry. Artinya kamar, makan dan pencucian pakaian akan dibayar oleh perusahaan. Pada saat check-out, tamu pemegang surat garansi harus menghubungi pihak Kasir Kantor Depan untuk menandatangani semua transaksi yang dibuat (print bill). - Pembayaran dengan cara kombinasi
Pembayaran dengan cara kombinasi bisa bermacam-macam. Sebagai contoh, tamu check-in dengan menggunakan voucher. Dalam voucher dikatakan hanya berlaku pembayaran kamar saja. Maka pada saat check-out tamu akan membayar sisa transaksi dengan tunai, kartu kredit atau atau cara pembayaran lainnya. Contoh lain sistem pembayaran koordinasi adalah cash dan kartu kredit, voucher dan cash, surat garansi dan kartu kredit, traveller cheque dan kartu kredit dan lain sebagainya. - Check-out Terlambatan
Karena kesibukan bisnis yang belum selesai atau karena alasan lain terkadang seorang tamu memperpanjang waktu tinggal hingga melebihi batas waktu check-out yang ditentukan hotel. Dalam hal ini ada kebijaksanaan hotel yang berlaku. Bila kondisi hotel sedang sepi (low season), hotel membebaskan biaya tambahan bila perpanjangan waktu hanya satu jam. Sementara bika kondisi hotel sedang penuh atau peak season, akan dikenakan biaya tambahan. - Beberapa Sistem Check-out
Untuk check-out tamu dapat melakukan berbagai cara, antara lain dengan Express Check out, Normal Check-out dan Self Check-out.
h.1. Exprees Check-out
Untuk melakukan express check-out biasanya lembar tagihan (print bill) sudah diberikan kepada tamu dengan memasukkannya di bawah pintu untuk keberangkatan tamu di pagi hari keesokan harinya. Hal ini untuk mempermudah tamu dan mempercepat proses check-out, sebab tamu punya kesempatan untuk lebih dulu memeriksa bill-nya.
Pada saat pengembalian ke dalam verification letter, sudah terlampir Express Check-out Form yang harus diisi tamu. Di sini juga tercantum jam check-outnya.
h.2. Normal Check-out
Normal Check-out terjadi ketika tamu memerlukan pembayaran tepat pada waktu check-out. Dengan begitu, tamu bersangkutan tidak dibebani biaya tambahan karena terrlambat check-out.
h.3 Self Check-out
Self Check-out terjadi saat tamu dapat melakukan check-out sendiri tanpa bantuan petugas. Cara check-out ini menggunakan mesin check-out (automatic bank teller).
Tamu dapat memeriksa sendiri jumlah tagihannya. Bila sudah setuju langsung dapat di nol-kan (zero balance). Sayangnya check-out sendiri ini hanya dapat digunakan dengan alat pembayaran kartu kredit. - Tagihan yang tidak terbayar
Seberapapun telitinya seorang kasir dalam bekerja untuk memasukkan tagihan tamu dan lain sebagainya tetap saja akan ada sejumlah tagihan yang tak terbayar tamu. Masalah tersebut biasanya terjadi pada saat-saat terakhir menjelang tamu meninggalkan hotel. Yang biasanya menjadi tagihan susulan adalah pemakaian minibar dan telepon, sementara sistem di hotel belum otomatis. - Pengumpulan Account
Hal-hal yang menyangkut pengumpulan account di antaranya :
- Memasukkan tagihan kartu kredit pada perusahaan kartu kredit
- Pembayaran langsung yang bersifat perorangan atau ditagihkan pada perusahaan
- Account dari travel agent ditagihkan pada perusahaan bersangkutan
- Bad check account tamu-tamu yang menggunakan personal cheque namun ditolak karena tidak berlaku
- Skipper accoynts adalah tagihan dari tamu yang meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan transaksinya terlebih dahulu.
- Tamu-tamu yang menolak tagihan karena merasa tidak melakukan transaksi seperti yang dimaksud
- Reservasi yang dijamin dimasukkan ke dalam no-show guest
- Late charges account adalah tagihan-tagihan yang terlambat dan tamu sudah check-out
- House accounts digunakan untuk tujuan promosi.
Semua yang disebutkan di atas merupakan sesuatu yang tipikal dari City Ledger.
Penagihan terhadap tamu hotel dengan kuintansi tagihan biasanya melalui beberapa tahap. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui kapan tagihan akan dibayar, lamanya waktu pembayaran sejak ditagih dan bagaimana cara menghubungi tamu yang tagihannya belum terbayar.
Inilah yang dimaksud dengan account aging, yaitu batas waktu dan tahap-tahap penagihan. Biasanya jarak waktu pembayaran adalah tiga puluh hari setelah transaksi dibuat. Namun ada pula yang memberi kelonggaran hingga tiga bulan atau 120 hari.
Prosedur Keberangkatan (SOP)
¨ Mencek apakah ada surat atau pesan - pesan untuk tamu tersebut
¨ Memposting semua tagihan untuk tamu
¨ Mencari kejelasan mengenai account tamu
¨ Menperoleh data terakhir tentang transaksi tamu
¨ Membuat folio tamu
¨ Mengetahui sistem pembayaran tamu
¨ Memproses sistem pembayaran tamu
¨ Menanyakan kunci kamar tamu
¨ Memberikan luggage release pada tamu bila tagihan sudah nol
¨ Mengubah status kamar dari occupied menjadi vacant
